Ako sa stať excelentnou asistentkou v 13-tich krokoch

Si asistentkou, alebo sa ňou túžiš stať? Potom by som rada s Tebou, ako bývala kolegyňa, zdieľala niekoľko kľúčových zásad.

Šesť rokov som bola pravou rukou generálneho riaditeľa, pôsobila ako osobná asistentka prezidenta spoločnosti a členov predstavenstva, jedného z najvýznamnejších softvérových domov v strednej a východnej Európe. Budem rada, ak sa tiež podelíš so svojimi skúsenosťami pod tento príspevok.

“Za každým úspešným manažérom stojí výnimočná asistentka.”

Erika Feketová

Excelentnou asistentkou v 13-tich krokoch:

• Keď práve začínaš na novom pracovnom mieste!
• Keď chceš začať od znovu, chceš zmeniť zabehnuté a nevyhovujúce stereotypy, začať s novým štítom!

Staň sa najcennejším nástrojom a nepostrádateľným ľudským zdrojom svojho šéfa. 

1. Porozprávaj sa so svojím šéfom o tom, čo sa od teba očakáva, povedz, čo okrem týchto požiadaviek vieš ponúknuť

Keď je pozícia pre teba nová, prípadne pozícia, ktorú zastávaš, prináša so sebou nové zodpovednosti a kompetencie, jedna z najlepších vecí, ktoré môžeš urobiť, je úvodná porada.

 „Sadnúť si so svojim nadriadeným a spýtať sa ho, čo od Teba očakáva, čo očakáva od spolupráce.

Pomôže Ti to, stať sa tou najlepšou „pravou rukou“.

Odporúčam, vždy, keď budeš mať pocit, že sa vaše cesty porozumenia rozchádzajú, respektíve máš pocit, že všetko čo urobíš s dobrým úmyslom kdesi stroskotá, alebo Ťa frustruje predstava, že „Preňho nič nie je dobré!“ Urob to opäť. Opäť požiadaj o osobné stretnutie a zisti, čo nadriadenému v spolupráci s Tebou vyhovuje a čo by rád zmenil. Za seba sprav to isté.

Požiadaj o osobný rozhovor a neobávaj sa dať najavo, že je Ti ľúto, že komunikácia medzi vami neprebieha tak, aby bola maximálna spokojnosť ako na Tvojej strane, tak na druhej. Že Ti veľmi záleží na tom, aby veci išli hladko a Tvoja práca nebola zadržiavaná, ani inak „torpédovaná“ Tvoja snaha.

Zdôrazni, že vieš svoju energiu veľmi efektívne využiť, ale potrebuješ k tomu i jeho pomoc (nadriadeného). Všetko
s pokojným tónom v hlase a s entuziazmom, záujmom o svoju prácu.

2. Buď v práci včas, najlepšie skôr ako tvoj nadriadený

Stihneš tak upratať šéfov pracovný stôl, či zasadaciu miestnosť, ak bol v práci dlhšie ako ty a mal ešte stretnutia.
„S prehľadom“ pripravíš džbán s čerstvou vodou, potrebné dokumenty na podpis, či doručenú poštu na vedomie, ale i očistíš popisnú tabuľu, doplníš papier, skontroluješ funkčnosť fixiek. Popolievaš kvety v kancelárii. Dokonalá super-žena.

Maj prehľad o pracovnom kalendári svojho nadriadeného, priprav všetko potrebné k prvej schôdzke. Ak poznáš ranné zvyky svojho šéfa a vieš, aké občerstvenie hneď v úvode dňa potrebuje, máš možnosť zabezpečiť mu príjemný začiatok dňa. Stihneš mu pripraviť kávu, čaj, či ovocný tanier ešte pred jeho príchodom.

Zároveň svojho šéfa nebudeš rušiť pri práci tvojim pohybom po kancelárii.

3. Dobrovoľne pracuj na špeciálnych projektoch a zároveň udržiavaj kanceláriu v chode

Vždy, vždy poskytni viac, než tvoj nadriadený od teba očakáva.

Nie je to o workoholizme a nie je to ani o posluhovaní. Nesmie to však byť ani o práci v zmysle „robím vo výške svojho platu!“ Má to byť o radosti a vášni robiť veci najlepšie ako vieš a kontinuálne sa učiť a rásť.

Nikdy sa nezaoberaj iným, čo kto robí, či nerobí, ak nie je daný pracovník v Tvojej zodpovednosti. Ak nemáš kompetenciu viesť s daným človekom zásadný rozhovor o pracovnej morálke, tak presmeruj svoju pozornosť tam, kde je Tvoja zodpovednosť a kde máš vplyv. Tvoj čas a energia sú cennou komoditou. Rýchlo sa míňa.

“Základom dobrých medziľudských vzťahov je:  Nekritizuj, neodsudzuj a nesťažuj sa.” 

Dale Carnegie

A ja plne súhlasím.

Pochopme, povzbudzujme a oceňujme! Alebo ako hovorí múdre porekadlo: “Keď chceme zbierať med, neprevracajme úle.”

Poznaj svoju zónu vplyvu (zodpovednosti a kompetencie) a hľaď si to, za čo si prioritne ty zodpovedná (hodnotená).
Od toho sa odvíja aj tvoja schopnosť vedieť povedať NIE.

Je potrebné mať jasnú predstavu o svojom cieli, čo je Tvoje PREČO. Prečo robíš čo robíš, prečo zastávaš danú pozíciu? Je to spoločenská prestíž, uspokojivé pracovné uplatnenie, alebo skutočne chceš byť skvelou pravou rukou svojho šéfa!?

Možno chceš mať na svedomí famózny úspech celého tímu ľudí, o ktorý sa staráš. A je pre Teba ok, hrať pritom druhé husle. Byť šedou eminenciou a významnou súčasťou úspechu spoločnosti, pre ktorú pracuješ, tak trochu spoza opony, vie byť naozaj niečo veľkolepé.

Ak nemáš cieľ, je úplne jedno akou cestou sa vyberieš, aké techniky uplatníš, no nikto Ti nezaručí uspokojivý výsledok.

4. Buď úprimná k sebe i k svojmu okoliu a ono sa ti to vráti výnimočnými vzťahmi

Z každého kolegu, klienta, ktorému čo i len drobnou, vhodne podanou radou spravíš dobré pocity, spríjemníš deň, sa stane pre teba tou najlepšou životnou referenciou.

Nemusíš splniť každú požiadavku a ani hneď. Všetko v závislosti od okolností.

Ver, že niekedy postačí len zodvihnúť zrak na nadriadeného, kolegu, ktorý sa Ťa niečo pýta a s prosbou o pochopenie v tvári ho informovať, že mu budeš vedieť pomôcť či poradiť neskôr, avšak momentálne pracuješ na súrnej úlohe, ktorú musíš čo najskôr odovzdať.

Nauč sa preto dobre rozumieť prioritám. Komunikuj svoje potreby zrozumiteľne, pokojne a s rešpektom.

Ešte sa Ti ospravedlní, že vyrušoval. A skvelá správa je tiež, že si poskytla danému kolegovi priestor byť flexibilným a nájsť iné ďalšie riešenia.

Ak pomoc od Teba naďalej potrebuje, môžeš ho poprosiť, aby sa Ti pripomenul, môžeš naňho myslieť ty, keď si urobíš poznámku (najlepšie všetko elektronicky, nakoľko odkaz napísaný na lístočku Ťa neupozorní žiadnym  zvukovým, či vizuálnym efektom).

5. Žiadaj, aby sa na teba ostatní kolegovia obracali s požiadavkami e-mailom

Informuj kolegov, aby Ťa podľa možnosti nekontaktovali telefonicky s banálnymi otázkami či nenaliehavými požiadavkami. Ak, tak len
v urgentných prípadoch. Všetko sa dá rozumne a taktne vysvetliť, od toho tu máš byť umelkyňou predsa ty.

Keď im vysvetlíš, že sa tak zminimalizuje pravdepodobnosť, že by si na nich pozabudla, radi tak urobia.

Priprav si vzor rýchlej odpovede, ktorú môžeš okamžite, ako odpoveď na mail odoslať. Ja mám rada predpripravené podpisové vzory v emaile. Je to jeden preklik, s drobným doplnením mena človeka, ktorému odpovedám. Podpisové vzory mám výstižne pomenované, urýchli mi to vyhľadanie stručnej odpovede.

Prikladám niekoľko príkladov pre inšpiráciu:

A)
Dobrý deň,
Vašu správu som dostala, budem sa jej venovať čo najskôr.

Pekný deň.
S pozdravom

meno + priezvisko
celá vizitka

B)
Dobrý deň,
Vašu správu som dostala, čo najskôr Vás budem informovať o výsledku.

Pekný deň.
S pozdravom

meno + priezvisko
celá vizitka

C)
Dobrý deň,
ďakujem za Váš email, ktorý preposielam na zodpovedného kolegu, uvedeného v prílohe. Pán/pani Vás bude informovať o výsledku.

Ďakujem za porozumenie.
Pekný deň.

S pozdravom

meno + priezvisko
celá vizitka

D)
Mail v podobnom význame, v prípade tykania.

Vzor odpovede je zámerne stručný, napriek tomu, že ho tvoríme keď na to máme čas. Ak by sme sa totiž rozpísali a potom poslali v duchu “aktuálne som zaneprázdnená”, tak si adresát povie “Kým mi napísala tak dlhý email, už mi to mohla aj vybaviť.”

6. Buď informovaná a efektívne informuj svoju zastupujúcu kolegyňu

• Možno ste na agendu nadriadeného manažéra, na sekretariáte vedenia spoločnosti viacerí
• Možno Ťa kolega/kolegyňa potrebuje  vedieť zastúpiť príležitostne 
• Možno vás bude časom asistentiek viac a budete spolupracovať na spoločnej agende a zastupovať sa na špecifickejm a vtedy je potrebné o tom informovať spolupracovníkov, ako vás môžu kontaktovať, aby ste mohli reagovať čo najrýchlejšie, pracovať čo najefektívnejšie

Zároveň sa navzájom o všetkom podstatnom informujte (kópia emailu, spoločné úložisko dokumentov, spoločný cloud priestor – nástenka pre agilitu, interakciu ai)

E-mail:

• Cc – znamená viditeľná kópia. Do tejto časti vpisujeme adresy ostatných prijímateľov. Pri použití “Cc” vedia o sebe všetci prijímatelia. Zároveň sa očakáva, že odpoveď bude odoslaná tiež všetkým v kópii – kolegyňa v kópii Ťa vie zastúpiť v prípade dlhšej neprítomnosti.
• Bcc – znamená “blind copy” (slepá kópia). Do tejto kolónky môžeme vpísať mail svojej kolegyne, aby bola
  o podstatných komunikáciách informovaná. Rozdiel medzi “Cc” a “Bcc” je ten, že o adresátovi, ktorý je uvedený v tejto kolónke, ostatní nevedia. Slepá kópia sa používa, ak chceme niekomu poslať e-mail a zároveň si neprajeme, aby adresáti v “To” a “Cc” tušili, že niekto dostal kópiu ich e-mailu. Túto formu však dôsledne zvážim a používam len s korektným zámerom, nikdy nie ako prejav nečestnosti a skrytej agresivity.

POZOR! … ten, kto je v Bcc, nesmie na mail odpovedať nikomu inému, len odosielateľovi, teda nikdy nie: “reply to all„

7. Ako osobná asistentka reprezentuješ svojho šéfa, spoločnosť

Čo to znamená?

Pripravuješ v mene nadriadeného korešpondenciu (poďakovania, kondolencie, vybavuješ pohľadávky, píšeš ospravedlnenia), hovoríš s ľuďmi v prospech pochopenia jeho rozhodnutí, ktoré vedenie spoločnosti uskutočňuje.

Buď predvídavá a vynaliezavá.

Nakoľko máš prístup k diskrétnym informáciám ako nadriadených manažérov, tak ostatných zamestnancov, máš v rukách kormidlo ľudských emócií a dôstojnosti. Výkonných ľudí sprevádzaš v zmysle najlepších úvah, ktorým ostatní kolegovia nemusia dostatočne rozumieť. Na druhej strane, vedeniu spoločnosti prezentuješ „hlas ľudu“, pre možnosť tvorenia žičlivej atmosféry v práci a tvorbu synergie.

Môžeš byť tým, kto nastoľuje svojmu šéfovi pravdivé zrkadlo, iný uhol pohľadu. Zrkadlíš nadriadenému pracovníkovi, šéfovi, ako jeho rozhodnutia vníma okolie. Pozor na tón v hlase a spôsob komunikácie, ktorý by mohol byť vnímaný ako poučovanie – kritika – posudzovanie/súdenie. Váš pracovný vzťah by mohol závažne utrpieť!

Rozumný šéf, hovorím mu aj “osvietený”, Tvoju empatickú pomoc a inteligentne ponúknutú spätnú väzbu uvíta. Bude vedieť nastoliť kroky tak, aby misii, vízii a stratégii spoločnosti porozumeli všetci zamestnanci. Výsledkom bude, že budú konať v súlade požiadaviek organizácie, imidžu firmy a corporate identity.

Iba informovaný zamestnanec vie byť lojálny zamestnanec. Vedenie spoločnosti sa tak vyhne špekuláciám zamestnancov o skutočných dôvodoch, prečo sa niektoré veci riešia tak ako sa riešia.

Stretávaš sa s ľuďmi, v mene nadriadeného manažéra a mnohých ďalších. Uisti sa, že Tebou komunikovaná informácia bola správne porozumená a nijako Tvojho nadriadeného nepoškodí.

8. Vždy buď profesionálna a taktná, uplatňuj EQ

Ak niekedy nastane situácia, že sa nedokážeš vnútorne stotožniť s konaním svojho nadriadeného, môžeš ho požiadať o rozhovor, aby Ti vysvetlil okolnosti, ktoré Ti robia starosti. Je predsa v záujme vás oboch, aby si mu porozumela, aby si nebojovala s vnútornou dilemou: čo je správne pre Tvojho šéfa, pre Teba, respektíve čo je dobré pre Tvoje okolie. 

„Pán riaditeľ, rešpektujem Vaše rozhodnutie, Váš postoj, avšak nedokážem sa s ním stotožniť. Prosím pomôžte mi porozumieť danej záležitosti lepšie.“

Rozhovor môže dopadnúť i tak, že sa nezhodnete. Vždy však stoj za sebou, za svojimi životnými hodnotami a cnosťami. Buď pevným pilierom, o ktorý sa bude možné oprieť.

Ak nie je možné sa na danú tému ani porozprávať, pretože nemáš vybudovaný tak úprimný a vzájomne rešpektujúci vzťah, máš minimálne dve ďalšie možnosti:

1. Byť profesionálna a profesionálne vykonávať veci, ktoré sa týkajú výlučne Tvojej práce. A činnosti, ktoré sú proti Tvojmu presvedčeniu, otvorene odmietnuť s Tvojim slušným vysvetlením: „Môžem prosím nechať danú záležitosť odkomunikovať Vás? Je mi veľmi ľúto, ale nedokážem sa s tým plne stotožniť. Ďakujem za porozumenie.“
2. Odísť a nájsť si zamestnanie, kde Tvoj ľudský etický rozmer a charakter, nebudeš ohrozovať.

9. Reaguj na náhle a kritické situácie aj mimo svojho pracovného času

Mnohí manažéri často cestujú, či zabezpečujú služby pre klientov aj cez víkend a môže sa stať, že sa v určitých situáciách bez Tvojej pomoci nezaobídu.

Tvoj šéf, ľudia, pre ktorých vykonávaš podporu, by mali vedieť, že sa v nevyhnutných prípadoch môžu na Teba obrátiť a keď to bude čo i len trochu možné, tak im pomôžeš nájsť riešenie.

Táto predstava je pre mnohých manažérov nedoceniteľná. Budú si to vážiť a iba na Tebe záleží, či si to okolie bude strážiť ako vzácnosť a bude využívať len vo výnimočných situáciách, alebo to začne zneužívať. Buď empatická, nápomocná avšak i asertívna.

Asertívne povedané nie – „Žiaľ, nemám teraz tú možnosť. Veľmi rada kedykoľvek, no momentálne som v situácii, kedy nemám prístup k informáciám,“… a iné. „Je mi skutočne ľúto.“

• Necíť sa vinná a nenaháňaj svoj vlastný tieň
• Neochudobňuj svoju rodinu o svoju prítomnosť
• Nestresuj svoje okolie pre pracovné záležitosti, ktoré nevieš ovplyvniť

Sviečka, ktorú zapálime na oboch koncoch, rozhodne dá viac svetla, no rýchlejšie vyhorí.

neznámy autor

10. Buď účinný filter

Buď účinnou bariérou medzi šéfom a situáciami, ktoré nemieni riešiť, nechce sa nimi zaoberať. Práve preto si Ťa vybral ako pravú ruku, potrebuje sa na Teba spoľahnúť ako na excelentnú asistentku. 

Nie je tým myslené byť „železnou lady, ani vyhadzovačkou pred diskotékou“. Čo je tým myslené?

Napríklad, elementárnou znalosťou je to, že keď niekto volá a žiada si k telefónu pána riaditeľa, neprepojíš hovor skôr, než zistíš základné informácie:

• Meno volajúceho, spoločnosť
• Téma telefonátu (ak žiada o schôdzku, tak stručne dôvod schôdzky)
• Či už boli v minulosti v kontakte a ak áno, tak poprosíš o pripomenutie situácie
• Spätné telefónne číslo

Až keď predstavíš tieto informácie nadriadenému, on sa rozhoduje, či je teraz prioritou toto spojenie uskutočniť, alebo je zaneprázdnený a nechá Ťa to vyriešiť inak.
Nikdy neprepájaš hovor priamo a nestaviaš nadriadeného pred hotovú vec. Neskôr rozpoznáš vhodnú chvíľu, kedy iba prevezmeš odkaz, kedy deleguješ úlohu na iného riešiteľa, prípadne samostatne vyriešiš. Nadriadeného informuješ.

O všetkom zásadnom neustále informuj svojho šéfa. Najdôležitejším profesionálnym aspektom je, aby Tvoj šéf vedel čo sa deje ako prvý.

Podrobne rozumej zameraniu spoločnosti a úlohám svojho šéfa. Zaujímaj sa, pozorne počúvaj a klaď zmysluplné otázky. Cibri si kritické myslenie.

Rozvíjaj svoju emocionálnu inteligenciu, poznaj základy biznis protokolu a etikety. 

Maj radosť z toho, že sa kontinuálne učíš nové veci a rastieš.

11. Keď si v práci, využi pracovný čas na prácu

Tvoje okolie si Ťa bude vážiť za to, že si vždy tam, kde Ťa potrebujú nájsť. Na pravom mieste. Pôjdu s Tebou informácie, že si nekonfliktná, nezaujatá, neovplyvniteľná, vždy s vlastným a triezvym názorom. Ľudia sa s dôverou obracajú na človeka, o ktorom vedia, že má zmysel pre spravodlivosť, neklebetí a nešíri neoverené informácie.

• Nenechaj sa vtiahnuť do pochybných konfliktných konfrontácií, ohovárania
• Zdržuj sa podľa možnosti na svojom pracovnom mieste, aby si bola vždy po ruke
• Zabezpeč za seba náhradu, ak musíš svoje pracovné miesto na čas opustiť, vždy o tom nadriadených informuj (inak Ťa v najmenej očakávanej chvíli budú hľadať a môže nastúpiť nepríjemná výčitka)

12. Zisti si rutinné zvyky svojho šéfa

Najlepšou pravou rukou, excelentnou osobnou asistentkou tiež budeš, keď budeš poznať, čo Tvoj šéf:

• Má rád/Nemá rád
• Neeviduje a potrebuje pripomínať
• Potrebuje k výkonu svojej každodennej práci a ty sa naučíš situácie, myšlienky, úlohy predvídať

Príklad:

Zadanie: “Potrebujeme zabezpečiť konferenciu pre 75 osôb v termíne DD.MM.YYYY. Môžete mi prosím zistiť, aké sú možnosti?”

Môžeš si vypracovať e-mail, alebo reč, na základe ktorých budeš rozosielať svoju požiadavku k viacerým zariadeniam. Posielaš kompletnú požiadavku, na ktorú si prosíš cenovú ponuku, s detailným popisom možností.

Čo je dôležité:

Zistiť si, aké sú možnosti každého opýtaného zariadenia, s ohľadom na potreby, ktoré v skutočnosti potrebujete mať pokryté:

• Parkovanie
• Možnosti dopravy MHD
• Catering, možnosť reštauračných služieb
• Prezentačná technika, flipchart, mikrofóny, rečnícky, tlmočnícky pult, a iné
• Úprava prostredia (stand by stolíky, sedenie pri okrúhlych stoloch, kino sedenie)
• Ubytovacie možnosti a spokojnosť s kvalitou služieb
• Cenová ponuka za poskytované služby
• Lokalita a dostupnosť
• Atraktivita, prestíž prostredia, iné

Následne si vypracuješ prehľad, vyznačíš plusy a mínusy pre každé zariadenie.

Vyber najvhodnejšie 3 alternatívy a predlož so svojimi odporúčaniami,… prečo by si odporučila variant 1, prečo prichádza do úvahy i variant 2 a 3. Tvoj nadriadený si následne z ponuky vyberie. Ak bude chcieť viac, stále môžeš povedať, že sa napr. stupňuje množstvo nevýhod a predložíš i ďalšie 2. V prvom kole však nepredkladaj viac ako 3 možnosti, lebo svojho šéfa zaťažíš niečím, čo bolo Tvojou úlohou, teda výberom vhodného zariadenia. Nebude sa vedieť s ľahkosťou rozhodnúť.

Nenechaj sa zneistiť, keď Ti povie, “Ešte pohľadajme.” Ak si spravila svoje “The BEST”, tak si za svojou prácou stoj a vráť sa k zisteným faktom. Tvoj šéf sa bude pri Tebe cítiť bezpečne.

V iných prípadoch môže ísť napr. o výber nového konferenčného stolíka, či analýzu benefitov, teambuildingových aktivít pre zamestnancov.

Ak máš svojho “favorita”, daj jasne najavo dôvody, prečo tá možnosť by mohla byť najvhodnejšou. Stoj si za svojimi názormi a rozhodnutiami a nespochybňuj ich. Tvoj nadriadený tak bude mať presvedčenie, že si pre splnenie svojej úlohy urobila všetko, aby si tak mala relevantné informácie.

13. Mysli na sviatky najbližších kolegov, VIP klientov, rodinných príslušníkov

To je milé a ako na to?  Ako sa dopracujem k informáciám?

• Všetko je na webe
• Keď sa vyskytne situácia a ty zaregistruješ významný dátum, či už v úradných dokumentoch, v médiách, je Ti prezradené náhodne,… poznač si to do kalendára.

Poznač si termín s predstihom aspoň 5 dní (s opakovaním každý rok), aby si mala v prípade potreby dosť času
na zaobstaranie vhodného daru. A už len navrhnúť vhodný darček a spôsob doručenia: osobným šoférom, kuriérom, poštou, mailom, SMS správou (podľa vhodnosti situácie).

Neospravedlňuj sa za svoje chyby, pouč sa z nich a naprávaj ich.

Erika Feketová

Povedz prepáč, iba ak si naozaj pochybila. “Máš pravdu, tento bod som nedodržala. Prepáč.” ,,Táto veta nebola voči tebe fér, mrzí ma to.” ,,Áno, tovar sme doručili skutočne po deadline. Ospravedlňujeme sa.”

Odporúčam experimentovať a namiesto Prepáčte (… že meškám; … že sa toľko pýtam), začať viac hovoriť Ďakujem (… že ste na mňa počkali; … že tak trpezlivo odpovedáte na moje otázky).

Má to výborný psychologický efekt – ľudia sú radi ocenení, radi sa cítia kladne hodnotení. Zároveň od nich nechceme ešte jednu službičku a to, aby nám oni ešte aj prepáčili.

Ako byť tou najlepšou „pravou rukou šéfa“?

Pozícia asistentky je prestížna pracovná rola. Môže Ťa pripraviť na skutočne veľké veci. Získať schopnosť dosahovať ambiciózne ciele, o ktorých mnohí zostanú len snívať. Dôležité je však začať od seba. Učiť sa v praxi, experimentovať s tým, čo už dnes vieš a ponúknuť svoju hodnotu svetu. Môžeš sa stať kým len chceš.

Tak, ako byť tou najlepšou „pravou rukou šéfa“? Ak potrebujete pomoc, radi vás vybudujeme. Ako tip na tréning TU alebo TU.